PAUTAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROYECTO

¿QUE ES PLANIFICAR? Planificar es la acción consistente en utilizar un conjunto de procedimientos en los cuales se combinan la racionalidad y la organización mediante un conjunto de actividades y acciones articuladas entre si que, previstas anticipadamente, tienen el propósito de alcanzar determinadas metas y objetivos mediante el uso eficiente de medios y recursos escasos o limitados. Esta guía representa el método que mejor se adapta para la elaboración de proyectos de trabajo social.
UN ESQUEMA DE PLANIFICACIÓN DEBEMOS COMENZAR POR ORGANIZAR LA MENTE Decíamos que planificar es usar procedimientos para introducir organización y racionalidad en la acción, con el propósito de alcanzar determinados objetivos. En la vida cotidiana ,se suele intentar organizar las actividades con una cierta racionalidad. Esto, desde el punto de vista operativo, individual como institucional, debería responder a la satisfacción de dar respuesta a diez cuestiones básicas. Es importante tener en cuenta…  Dar respuestas adecuadas a estas preguntas no significa que "sepamos planificar", y mucho menos "elaborar un proyecto". Esto es un modelo para ir organizándonos mentalmente de cara a la realización de determinadas actividades.  Estas 10 preguntas , podríamos considerarlas, simplemente, como una forma de sistematización del sentido común.  Por otra parte, no es necesario elaborar un proyecto completo para darnos cuenta de que es viable su realización.  Estas preguntas nos ayudan a considerar y descartar propuestas, con el fin de hacer diseños que, al menos de forma preliminar, tengan algunas posibilidades de realización y no sean "castillos en el aire".
PREGUNTAS BÁSICAS ¿Qué? se quiere hacer… Naturaleza del proyecto ¿Por qué ? se quiere hacer… Origen y fundamentación ¿Para qué ? se quiere hacer… Objetivos y propósitos ¿Cuánto ? se quiere hacer… Metas ¿Dónde ? se quiere hacer… Localización física (Ubicación,) ¿Cómo ? se va a hacer… Actividades (Metodología) ¿Cuándo? se va a hacer… Candelarización o cronograma ¿A quiénes? va dirigido… Destinatarios o beneficiarios ¿Quienes ? lo va hacer… Recursos humanos ¿Con qué ? se va a hacer… Recursos materiales
ELABORACIÓN Y DISEÑO DE PROYECTOS • De los diferentes procedimientos elaborados o propuestos para la realización de las tareas de planificación/programación, parece evidente que el más utilizado y utilizable en el trabajo social y la animación socio-cultural, es la técnica de elaboración de proyectos. • Si esto es así, la primera y más urgente preocupación de todo trabajador social (entendido en sentido amplio del término) en lo que concierne al manejo de las técnicas de planificación, ha de ser la de aprender a elaborar proyectos. Para ello no existe una normativa rígida, sino una serie de pautas que sirven para organizar las ideas, precisar los objetivos, establecer los cursos de acción y concretar una serie de actividades específicas. • Por consiguiente, la guía que ofrecemos, no es un recetario de "cómo hacer proyectos", sino tal como se dice expresamente, es simplemente una "guía". En ella se establecen unas pautas y lineamientos generales que se han de utilizar para: ● Concretar y precisar lo que se quiere realizar ● Hacer efectivas las decisiones tomadas ● Seguir cursos de acción que conduzcan a la obtención de determinados resultados. • Hay, pues, buenas razones para preocuparse por salir de las formas difusas de la fraseología barata y estereotipada, o de los grandes propósitos que se expresan en muchas propuestas de tipo social y cultural, pero que no sirven mucho más que para ser archivados. • No sabemos si existe algún medio eficaz y real para evitar tantas vaguedades; nos consta que un mínimo de organización mental e instrumental para elaborar proyectos (que es el propósito expreso de esta guía) constituye un pequeño aporte, para descender del "declaraciones" y la "sloganitis". La verificación de lo anterior en la práctica social, tiene un corolario obvio: • La necesidad de saber hacer proyectos. Y la elaboración de proyectos no puede ser un amontonamiento arbitrario de ideas y propuestas sin ninguna pauta de organización sistemática.
DEFINICIÓN DE PROYECTO • Como marco previo que nos servirá para todo el desarrollo posterior, conviene que comencemos por precisar qué se entiende por proyecto en el lenguaje de la planificación. • Digamos ante todo que en el uso corriente, la palabra proyecto se utiliza para designar el propósito de hacer algo. En sentido técnico, el alcance del término es similar: se trata de una ordenación de actividades y recursos que se realizan con el fin de producir “algo”, ya sea bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o de resolver " problemas”. • Cabría una definición más precisa y comprensiva de lo que es un proyecto. Se ha propuesto la siguiente: "proyecto es una unidad de actividad de cualquier naturaleza, que requiere para su realización del uso o consumo inmediato o a corto plazo de algunos recursos escasos o al menos limitados (ahorros, divisas, talento especializado, mano de obra calificada, etc.), aún sacrificando beneficios actuales y asegurados, en la esperanza de obtener, en un período de tiempo mayor, beneficios superiores a los que se obtienen con el empleo actual de dichos recursos, sean estos nuevos beneficios financieros, económicos o sociales"

NUESTRA DEFINICIÓN DE PROYECTO Por nuestra parte, utilizarnos el término, proyecto, para designar el conjunto de actividades que se proponen realizar de una manera articulada entre sí, con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto y de un período de tiempo dados. Requisitos para la buena formulación de un proyecto • A la vista de cuanto se lleva dicho, resulta evidente que no basta con elaborar proyectos; hay que saber hacer una buena formulación y diseño de proyectos. Para ello, es preciso atenerse a una serie de requisitos. • Como se explica en un documento elaborado por la FAO, "un buen diseño de proyecto • debe especificar los elementos esenciales que se requieren para crear un sistema de seguimiento para la ejecución del proyecto y la evaluación consecutiva de los efectos e impactos del mismo“. • 0 dicho de una manera más detallada, para que un proyecto esté bien diseñado y formulado debe, explicar, lo siguiente: Razones por las que se necesita realizar el proyecto (fundamentación) ● A qué fin contribuirá el logro de los objetivos del proyecto (finalidad) ● Qué se espera obtener del proyecto en caso de que tenga éxito (objetivos) ● A quién va dirigido el proyecto (beneficiarios directos e indirectos) ● Qué debe producir el proyecto para crear las condiciones básicas que permita la consecución del objetivo (productos) Continuación… ● Con qué acciones se generarán los productos (actividades) ● Qué recursos se necesitan para obtener el producto y lograr el objetivo propuesto (insumos) ● Quién, ejecutará el proyecto (responsables y estructura administrativa) ● Cómo se ejecutará el proyecto (modalidades de operación) ● En cuánto tiempo se obtendrán los productos y se lograrán los objetivos previstos (calendario) ● Cuáles son los factores externos que deben existir para asegurar el éxito del proyecto (pre-requisitos)

CLASIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS Existen diferentes clasificaciones de proyectos; una muy conocida y muy simple es la que distingue entre: ● Proyectos de tipo económico ● Proyectos de tipo social ● Proyectos de tipo cultural Los (económicos) se relacionan con la producción; los (sociales y culturales), comprenden principalmente proyectos que se han estado denominando, como indirectamente productivos. Denominación que surge, como es obvio, de la lógica productivista que subyace en estas afirmaciones. Dentro de los proyectos de tipo social se incluye educación, vivienda, salud, seguridad social, familia, minoridad, atención a grupos especiales, etc.... CATEGORIAS-SUB-CATEGORIAS Y CLASES PRODUCCIÓN DE BIENES: EXTRACCIÓN: AGRICULTURA. GANADERÍA Pesquero Forestal Minero TRANSFORMACIÓN: BIENES DE CONSUMO. Bienes intermedios Bienes de capital PRESTACIÓN DE SERVICIOS: INSTITUCIONALES TRANSPORTES Comunicaciones Comercialización Banca y Seguros Servicios públicos Información Turismo y esparcimiento PROFESIONALES DE TIPO PERSONAL De tipo material De tipo técnico INFRAESTRUCTURA Y COMUNICACIONES-EQUIPAMIENTO: TRABAJOS HIDRÁULICOS Transportes - Energía Riegos y drenajes Utilización del suelo MEJORAMIENTO DE EDUCACIÓN Y CULTURA Y DE LOS NIVELES SALUD CALIDAD DE LA VIDA: DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA Nutrición y alimentación Seguridad social familia Minoridad Deporte y recreación Defensa social Guía para el diseño y la elaboración de proyectos • La guía que presentamos en este parágrafo, sirve fundamentalmente para el diseño de • proyectos, o mejor dicho, para elaborar el documento que contenga un proyecto. • Este esquema debe utilizarse y aplicarse con flexibilidad y creatividad, adaptándolo a las • exigencias de cada caso concreto. Lo que aquí proporcionamos, es una serie de pautas básicas • que pueden guiar la elaboración y diseño de los proyectos, habida cuenta de los requisitos que • deben cumplir para que estén bien formulados. 1) Denominación del proyecto Esto se hace, indicando, de una manera sintética y mediante un título, aquello que se quiere hacer (creación de un centro social, de un servicio de ayuda a domicilio, de un taller de artesa nía etc.). Su objeto es identificar el proyecto e indicar el marco institucional desde el cual se realizará, de forma muy breve. Además, en la denominación se ha de hacer referencia a la institución, agencia u organismo responsable de la ejecución del proyecto. Y en aquellos casos en los que el que ejecuta no es el mismo que el que patrocina, habría que indicar también el organismo patrocinante. Si formara parte de un programa más amplio (conjunto de proyectos integrados), será necesario hacer referencia a éste. Digamos que el objetivo principal de la denominación es el de caracterizar, en pocas palabras, lo que quiere hacerse en el proyecto e indicar el organismo ejecutor y patrocinante del mismo. No hay que confundir el título del proyecto, con el enunciado dé un problema (por ejemplo: "Falta de participación de los jóvenes"), ni considerar el título como equivalente a la solución del problema (por ejemplo: “Proyecto de desarrollo integral de los jóvenes"). Estos son errores bastante frecuentes y que es necesario evitar para poder seguir desarrollando adecuadamente el diseño del proyecto. Una mala denominación nos puede conducir a una formulación imprecisa o muy amplia de objetivos, falta de concreción de-las actividades, etc. 2) Naturaleza del proyecto Para explicar la naturaleza de un proyecto —conjunto de datos que hacen a la esencia del mismo— es necesario desarrollar una serie de cuestiones que sirvan para describir y justificar el proyecto. Las que indicamos a continuación, pueden ayudar a esta tarea: a. Descripción del proyecto (qué se quiere hacer) La denominación identifica al proyecto, pero esto, obviamente es insuficiente para tener una idea completa acerca de qué se trata el proyecto. En este punto, hay que realizar una descripción más amplia del proyecto, definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende realizar. En bastantes casos, esta caracterización o descripción hay que hacerla, contextualizando el proyecto dentro del programa del que forma parte. De lo que se trata es de ampliar en sus aspectos esenciales la información que proporciona la denominación. Ahora bien, la descripción no conviene que sea excesivamente extensa, ya que a lo largo del proyecto se irá ofreciendo información complementaria de todos sus aspectos. Lo que se pretende es que la persona que desea conocer el proyecto, pueda tener, de entrada, una idea exacta acerca de lo fundamental del mismo: tipo, clase, ámbito que abarca, contexto en el que se ubica desde el punto de vista de la organización, etc. b. Fundamentación o justificación (por qué se hace, razón de ser y origen del proyecto) En la fundamentación del proyecto hay que presentar los criterios (argumentación lógica) y/o las razones que justifican la realización del mismo. Es muy importante destacar para tenerlo en cuenta a la hora de elaborar esta parte del proyecto, que en la fundamentación deben cumplirse dos requisitos para que sea completa y correcta: Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución; hay que justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuada o viable para resolver ese problema. De ordinario, estos dos aspectos complementarios pero distintos, suelen confundirse. Muchas veces se justifica el proyecto pero no se fundamenta adecuadamente en base a un diagnóstico de situación. Otras veces se aportan datos acerca del problema que se pretende resolver, con el proyecto, pero se olvida incluir una evaluación que justifique por qué el proyecto es lo mejor que se puede hacer en esa situación.

Para evitar estos y otros problemas, puede ayudar tener, como referencia los siguientes puntos o cuestiones a explicitar en la fundamentación del proyecto: CUÁL ES LA NATURALEZA Y URGENCIA DEL PROBLEMA QUE SE PRETENDE RESOLVER: Las razones que pueden dar lugar a un proyecto suelen ser muy variadas: hay una necesidad y no existe un servicio para satisfacerla, el servicio existente es insuficiente, se quiere
 ESQUEMA GENERAL PARA EL DISEÑO DE UN PROYECTO 1. Denominación del proyecto 2. Naturaleza del proyecto: 1. Descripción del proyecto 2. Fundamentación o justificación 3. Marco institucional 4. Finalidad del proyecto 5. Objetivos 6. Metas 7. Beneficiarios 8. Productos 9. Localización física y cobertura espacial 3. Especificación operacional de las actividades y tareas a realizar 4. Métodos y técnicas a utilizar 5. Determinación de los plazos o calendario de actividades 6. Determinación de los recursos necesarios: ● Humanos ● Materiales ● Técnicas ● Financieros: ■ estructura financiera ■ calendario financiero 7. Cálculo de costos de ejecución y elaboración del presupuesto 8. Administración del proyecto 9. Indicadores de evaluación del proyecto 10. Factores externos condicionantes o pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del proyecto Anexo 1 GUÍA PARA DIAGRAMAR ACTIVIDADES No siempre la exigencia del trabajo demanda elaborar un proyecto. Sin embargo, siempre es necesario programar actividades. Esto puede hacerse de maneras muy variadas, pero en general, es conveniente utilizar "guías" que permitan ordenar y articular coherentemente las diferentes fases del trabajo a los efectos de su ejecución. Aquí proponemos una guía que puede prestar algún servicio en este sentido y que, además, puede adaptarse a cualquier tipo de programación de carácter social o cultural. No hay mucho que explicar acerca del uso de esta guía, porque cada columna indica lo que hay que hacer y el conjunto de ellas (consideradas de izquierda a derecha) explican su secuencia lógica. Una recomendación práctica nos parece oportuna: habida cuenta de los ajustes que se deben ir haciendo mientras se elabora (es decir, mientras se va llenando la guía-cuadro), es recomendable que se haga el trabajo utilizando un lápiz, de tal manera que se pueda borrar y reformular con facilidad. Posteriormente, mientras se desarrolla el proyecto, habrá que seguir haciendo nuevos reajustes. Ejemplo hipotético de diagrama Gantt, utilizado para calendarizar los primeros 16 meses de trabajo, en un proyecto de construcción de viviendas por el sistema de ayuda mutua: Análisis de costo-beneficio Este procedimiento es fundamental cuando se trata de proyectos productivos (granja, taller artesanal, cooperativa, etc.). Consiste en analizar en cada momento o fase del proyecto (y luego en su conjunto) el nivel de costos y de beneficios, comparando uno y otro a los efectos de determinar la oportunidad económica y de rentabilidad del proyecto. Este tipo de análisis que podríamos graficar de la siguiente forma, B1 B2 B3 B4 ................... Bn Momento cero (MO) M1 ............ M2 ............. M3 ................ M4 ................... Mn Inversión inicial C1 C2 C3 C4 ................... Cn se complica cuando se trata de evaluar proyectos sociales o culturales, cuyos rendimientos no pueden ser medidos muchas veces, en términos económicos. En estos casos, una adaptación de la fórmula podría ser la siguiente: • fórmula simple: Beneficios • inversión + costos • fórmula adaptada: inversión + costos de funcionamiento • nº de beneficiarios • Así por ejemplo, si existen 4 proyectos alternativos, y de acuerdo a la fórmula nos encontramos que los • proyectos son: • proyecto A = I + CF = 100 = 2 • Nº benef. 50 • proyecto B = 3 (el proyecto de B es más rentable que A porque cuesta menos por beneficiario) • Supongamos que A es un proyecto de salud, y sale a 4 • que B es un proyecto de educación, y sale a 3 • que C es de recreación, y sale a 1 • que D es para tercera edad, y sale a 2, Entonces, desde el punto de vista de la rentabilidad: C es mejor que D, D es mejor que B, y B es mejor que A. Esta clase de análisis, nos permite ir evaluando la rentabilidad de los proyectos, aún cuando no generen beneficios económicos. Sin embargo, el hecho de que la evaluación deba realizarse siempre en función de los objetivos estratégicos [E = f (0E) ], y que la mayoría de los proyectos sociales y culturales tengan costos y beneficios no económicos, hace necesario en algunas oportunidades, emplear fórmulas más complejas, tales como: beneficio económico + beneficios no económicos _______________________________________ • Costos económicos + costos no económicos • De esta fórmula se desprenden otras que quizás puedan ser más útiles según la índole del • proyecto: • ventajas • _______ = (Cost / benefit analysis) desventajas - eficiencia • ________ = (Cost / efectiveness analysis) - costes • En cualquier caso, el problema es simple cuando lo cualitativo (que siempre existe) sólo "matiza" lo cuantitativo. El problema se hace más complejo a la hora de evaluar, cuando lo cualitativo excede a lo cuantitativo. • costes • En cualquier caso, el problema es simple cuando lo cualitativo (que siempre existe) sólo "matiza" lo • cuantitativo. El problema se hace más complejo a la hora de evaluar, cuando lo cualitativo excede a lo • cuantitativo. • la suma de todas ellas sea 100. A continuación se determinan las distintas posibilidades de acción en cuanto • a la aplicación de recursos, y se establece el impacto de cada una de dichas alternativas sobre los objetivos • o fines propuestos. Por último, se confecciona la tabla de ponderación que permite hallar la decisión o mejor dirección a tomar • El método de los sistemas de ponderación • Una vez jerarquizados los fines y objetivos del proyecto, o los diferentes proyectos alternativos que • se pueden ejecutar (esa jerarquización puede ser realizada en función de objetivos estratégicos, de • objetivos políticos, o por razones de rentabilidad económica), es necesario ponderarlos para asegurar una • toma de decisiones o una evaluación coherente de los mismos. • Con el sistema de ponderación, se asigna un valor porcentual a cada alternativa. • Se ha de tomar la alternativa más adecuada en función de las prioridades. • Veamos el procedimiento con un ejemplo. Supongamos que el problema es determinar la • "asignación de recursos en un museo municipal" (*) • 1°. Determinación de los objetivos del museo y ponderación de los mismos: • conservación de obras de arte ..........................................20 • formación cultural ..............................................................40 • dar una imagen positiva del municipio .............................. 10 • ayuda a artistas locales .....................................................30